Organizzare la propria casella email: come creare le etichette di Gmail

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Se sei disordinato oppure vuoi organizzarti al meglio, devi leggere assulutamente questo articolo dove ti spiego come diventare super ordinato utilizzando al meglio le etichette di gmail.

Si, non ti sto svelando un super segreto ma ti sto per dire come con poche mosse potrai avere sempre le tua casella email organizzata.

Gmail è un servizio di posta elettronica molto diffuso, forse il più diffuso.

Questa casella di posta che ti permette di archiviare giga e giga di email offre anche diverse soluzioni organizzative per gestire al meglio la propria posta in entrata.

In questo articolo voglio parlarti delle etichette e dei filtri.

Gmail di base si presenta con 4 folder/tab/cartelle differenti. In automatico filtra in messaggi in entrata e li suddivide in base alla provenienza.

Ad esempio le email social vengono messe nella schede social, gli aggiornamenti, come acquisti su Amazon o pagamenti vari mostrati nel tab aggiornamenti. La stessa cosa con i forum e le promozioni (ad esempio groupon..).

Questa è la configurazione di default di gmail, ma possiamo ulteriormente aggiungere delle piccole regolette che ci pemettono di organizzare le mail dei nostri clienti applicando una etichetta personalizzata e un colore abbinato.

Per fare ciò bisogna andare sul menu impostazioni, che si trova cliccando sull’icona dell’ingranaggio/rotellina in alto a destra.

Come creare le etichette di Gmail

Una volta entrati nelle impostazioni scegliere la voce etichette.

A questo punto si aprirà un popup dove potrai dare il nome all’etichetta. Ad esempio potrai rinominarla con il nome del tuo cliente.

Inoltre potrai nidificarla sotto un’altra etichetta.

come creare le etichette di Gmail
come creare le etichette di Gmail

Una volta creata l’etchetta, puoi andare nella barra a sx e visualizzare l’elenco con anche la tua etichetta. A questo punto puoi darle un colore.

come creare le etichette di Gmail
come creare le etichette di Gmail

Solitamente io abbino l’etichetta al colore del logo del mio cliente. Se l’email che arriva è rossa, so già di chi è l’email che mi è appena arrivata.

Per far funzionare il tutto però manca ancora un passaggio.

Dobbiamo impostare un filtro che dica a gmail di applicare l’etichetta del cliente 1 alle mail del cliente 1.

Torniamo quindi ancora una volta nelle impostazioni e andiamo a cercare la voce filtri e indizzi bloccati.

Scorrere la pagina fino in fondo e cliccare su crea nuovo filtro

come creare le etichette di Gmail
come creare le etichette di Gmail

A questo punto si aprirà un nuovo popup dove andremo ad inserire i dati che ci servono per creare il filtro.

Se il nostro cliente 1 ci scrive dalla solita email possiamo inserire in alto nella voce “da” l’indirizzo del nostro cliente1, ad esempio “info@cliente1.com”. Se riceviamo email dallo stesso cliente che utilizza diversi indirizzi possiamo aggiungere diversi indirizzi nel campo “da”.

Una volta creato i filtro andiamo a impostare l’azione che gmail deve svolgere.

come creare le etichette di Gmail
come creare le etichette di Gmail

In questo caso, essendo che stiamo parlando di etichette, andiamo a spuntare la voce applica etichetta e selezioniamo la voce “cliente 1”.

Clicca su crea filtro per terminare e creare il filtro.

Il filtro è stato creato.

Ora, quando ti arriverà una email potrai velocemente capire da che cliente ti arriva.

Applica questa procedura che ti ho appena spiegato per tutti i tuoi clienti, e la tua casella di posta gmail sarà più ordinata ed organizzata.

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valentina olini

Valentina Olini

Sono libera professionista, mi occupo di web design, grafica e di creare contenuti per il web. Lavoro in questo campo da più di 10 anni e dal 2012 gestisco e scrivo su greenmagazine.it, il mio progetto personale.

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